Charges récupérables : comment les répercuter sur votre locataire ?

Les charges récupérables auprès de votre locataire : définition

En tant que bailleur, vous engagez chaque année un certain nombre de dépenses relative au logement que vous louez et à l’immeuble dans lequel il est situé. Mais vous avez la possibilité de répercuter certaines d’entre elles sur votre locataire : ce sont les charges récupérables. En effet, comme vous offrez certains services au preneur, il est normal que celui-ci en assume les frais. Les charges locatives récupérables se répartissent en trois grandes catégories de dépenses :

• Les services liés à l’usage du logement et de l’immeuble, comme l’électricité des parties communes ou le chauffage collectif ;
• Les petites réparations et les frais d’entretien courant dans les parties communes, comme les dépenses liées au contrôle périodique de l’ascenseur ou au remplacement de ses petits composants ;
• Les taxes locatives : il s’agit par exemple de la taxe d’assainissement ou de la redevance pour l’enlèvement des ordures ménagères.

Si vous embauchez un gardien ou un concierge et qu’il dispose d’un logement de fonction, vous pouvez également récupérer les charges fiscales et sociales et une partie de son salaire. Le montant varie de 40 à 75 % en fonction des tâches assumées par l’employé (par exemple s’il s’occupe seulement du nettoyage des parties communes ou également de sortir les poubelles). Si votre employé n’est pas logé dans l’immeuble, vous pouvez compter intégralement son salaire dans les charges récupérables.

Attention : il vous appartient de faire clairement apparaître le montant des charges récupérables sur le contrat de bail, en plus du loyer hors charges.

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Vous êtes tenu de mettre à la disposition de votre locataire un logement décent, qui préserve sa santé ou à sa sécurité : les travaux correspondants ne peuvent donc pas lui être imputés En outre, la loi prévoit une répartition stricte des travaux entre le preneur et le propriétaire. Si ceux d’envergure restent à votre charge, les menus travaux peuvent quant à eux être répercutés sur le locataire. De même, toutes les dépenses qui ne figurent pas dans la liste exhaustive prévue par décret ne peuvent pas être facturées au preneur. Dès lors, constituent des charges non récupérables :

• Les gros travaux liés à la copropriété (ravalement de façades, couverture du toit, dératisation… ;
• Les frais liés à la réparation de l’immeuble et consécutifs à un acte de vandalisme ;
• L’élagage des arbres dans les espaces verts communs ;
• Les dépenses de télésurveillance ;
• Les frais d’acquisition et d’assurance du bien ;
• La taxe foncière ;
• Les frais de syndic de copropriété ;
• Les indemnités de licenciement ou de départ en retraite de l’employé de l’immeuble ;
• Les charges relatives à l’ascenseur si votre logement est situé au rez-de-chaussée…

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Les charges locatives récupérables en fonction du statut de l’immeuble

Le logement que vous louez peut être :

• Dans un immeuble en copropriété : c’est l’hypothèse la plus fréquente. Vous devez vous acquitter de dépenses dont le montant dépend du nombre de tantièmes que vous possédez dans la copropriété. Vous ne pourrez pas demander plus que votre quote-part à votre locataire ;
• Dans un immeuble que vous possédez en intégralité : c’est l’hypothèse de la monopropriété. Vous pouvez répartir librement les charges entre vos éventuels différents locataires, mais comme celles-ci ne doivent pas être manifestement disproportionnées, vous avez tout intérêt à les ventiler en fonction de la superficie de chaque logement ;< /li>
• Une maison individuelle : les charges récupérables concerneront essentiellement les taxes locatives.

La récupération des charges : au réel ou au forfait ?

Les charges locatives récupérables peuvent être payées soit pour leur montant réel soit au forfait. Tout dépend du type de bien que vous mettez en location : vide ou meublé.

La récupération des charges en location vide

En location vide, vous n’avez pas le choix : les charges récupérables font l’objet d’un provisionnement. À la signature du contrat de bail, vous allez prévoir la périodicité des provisions sur charges récupérables. Comme celles-ci sont facturées pour leur montant réel, elles seront régularisées au moins une fois par an : vous pourrez demander à votre locataire un complément ou au contraire lui restituer un trop-perçu.

Mais comment estimer la provision des charges récupérables que vous allez répercuter sur votre locataire ?

• Si le bien est en copropriété : vous vous baserez sur le budget prévisionnel réalisé par le syndic ;
• S’il s’agit d’un bien en monopropriété ou d’une maison individuelle : vous devrez vous référer au montant de charges récupérables arrêté lors la précédente régularisation.

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Les charges locatives récupérables en location meublée

En location meublée, tout dépend de la date de signature du contrat de location. Avant le 27 mars 2014 ? Vos charges récupérables sont alors soumises au régime du réel. Mais après cette date, vous avez le choix : par provision ou au forfait.

Le forfait obéit à une logique différente de la provision : vous ne pourrez ni demander un complément si les charges récupérables perçues sont inférieures aux charges effectivement supportées, ni rendre le trop-perçu si elles sont plus élevées. Il vous appartient donc de vous livrer à un juste calcul avant de les facturer à votre locataire, pour être certain qu’elles seront suffisantes. En revanche, vous ne pouvez pas réclamer une somme qui excède manifestement les services rendus !

Vous devez mentionner le montant du forfait sur le bail de location et celui-ci est perçu en même temps que le loyer. Rassurez-vous : vous avez la possibilité de le réviser annuellement, selon les mêmes règles qui sont applicables au loyer. C’est-à-dire sur la base de l’indice de références des loyers (IRL) de l’INSEE.

> Bon à savoir : vous envisagez de mettre votre bien en colocation ? Dans ce cas, peu importe que votre logement soit loué vide ou meublé : vous pouvez choisir de récupérer les charges au réel ou au forfait.

Autre cas particulier, en cas de bail mobilité : vous devrez toujours facturer les charges locatives récupérables au forfait, en proportion de la durée pendant laquelle le locataire occupera le logement. C’est logique, puisque ce type de bail est conclu pour une durée inférieure à un an : le locataire sera donc parti avant que la régularisation annuelle n’intervienne.

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La régularisation des charges récupérables au réel : comment procéder ?

Avec le provisionnement des charges locatives récupérables, vous percevez des avances basées sur le budget prévisionnel ou les derniers résultats arrêtés. Il peut donc exister un écart entre les sommes perçues et celles effectivement engagées pour l’entretien et l’usage de l’immeuble et du logement. Vous devez donc procéder à la régularisation des charges récupérables au moins une fois par an, en comparant le montant des avances perçues et celui des dépenses réalisées. Le plus souvent, cette régularisation intervient à l’occasion de l’arrêté des comptes annuels de la copropriété.

Il pèse sur vous deux obligations : la communication de certains documents avant la régularisation et la mise à disposition des justificatifs. Ainsi, un mois avant la régularisation des charges récupérables, devez-vous transmettre à votre locataire :

• Un décompte par nature de charges ;
• Leur mode de répartition entre tous les preneurs lorsque l’immeuble est collectif, en copropriété comme en monopropriété ;
• Une notice d’information sur le mode de calcul pour les dépenses relatives à la production d’eau chaude et au chauffage.

Vous devez également tenir à disposition du locataire des pièces justificatives des dépenses pendant les 6 mois suivants la régularisation. Quels sont ces justificatifs, et comment les transmettre au locataire à sa demande ? La loi ne donne aucune réponse, mais la jurisprudence et les réponses ministérielles apportent quelques éclaircissements : les pièces justificatives peuvent être des contrats de fourniture d’énergie ou de prestations de services, des factures, le relevé des consommations, etc. La difficulté réside dans le fait que le plus souvent, c’est la copropriété qui conserve ces documents. Vous êtes donc tenu de communiquer uniquement les pièces que celle-ci vous a transmises.

Concernant le mode de mise à disposition de ces documents, si le locataire demande une des copies des justificatifs, vous pouvez les lui facturer. Vous pouvez également prévoir une réunion collective d’information avec les pièces à présenter.

Comment régulariser tardivement les charges récupérables ?

Vous avez dépassé la date anniversaire de régularisation des charges locatives récupérables ? Deux hypothèses :

• Le retard n’excède pas 3 ans : vous pouvez encore demander un complément, mais le locataire est en droit d’exiger un paiement de la régularisation échelonné sur 12 mois ;
• Le retard excède 3 ans : le paiement des charges récupérables est prescrit, vous ne pourrez donc pas demander de supplément.

En revanche, dans les deux cas, vous êtes tenu de restituer le trop-perçu, sous peine de voir engager votre responsabilité en justice.

La régularisation des charges récupérables à la sortie du locataire

Si les charges récupérables sont au forfait, le départ du locataire ne change rien. En revanche, s’il quitte les lieux avant la régularisation des charges au réel, vous avez la possibilité de conserver jusqu’à 20 % du montant du dépôt de garantie. Ainsi, vous êtes protégé si le calcul du différentiel de charges révèle un complément à la charge du locataire. C’est aussi pour cette raison que les charges locatives en bail mobilité sont payées au forfait. En effet, avec ce type de contrat, vous ne pouvez pas exiger de dépôt de garantie !