Syndic de copropriété : fonctionnement, rôle et obligations

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété est le mandataire du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des propriétaires de l’immeuble. Choisi parmi les copropriétaires, il peut être un syndic professionnel ou un non-professionnel. Sachez en effet qu’il existe 2 types de Syndics de copropriété, ayant les mêmes missions :

• les syndics non professionnels
• les syndics professionnels.

Le fonctionnement du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est désigné lors de l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue, pour un mandat de 1 à 3 ans maximum renouvelable. Dans le cas où il (ou son entourage) a contribué à la construction de l’immeuble, en tant que promoteur ou architecte, son mandat doit être de 1 an maximum. Cette durée peut être renouvelée par un vote en Assemblée Générale, à la majorité absolue.
Pour information, mettre fin au mandat en cours du syndic de copropriété est possible, dans certaines conditions. Ce mandat prend la forme d’un contrat-type qui, notons-le, fixe les conditions d’exécution de la mission du syndic, les conditions de sa rémunération et la durée de son mandat.
Une fois élu, le syndic agit en lieu et place de la copropriété. Comme susmentionné, il intervient en qualité de mandataire, c'est-à-dire qu'il la représente dans tous les actes de sa vie civile et en justice.
L'activité du Syndic de copropriété est régie par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières et la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.

Quel est le rôle du syndic de copropriété ?

En tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, le syndic de copropriété a pour principales missions de gérer les finances et l’administration de la copropriété. Dans le cadre de la gestion financière :

• Il tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires,
• Il règle les fournisseurs,
• Il élabore et soumet au vote des copropriétaires les budgets,
• Il appelle les fonds et recouvre les charges,
• Il se charge de l’établissement du budget prévisionnel pour chaque exercice.

Lisez également : règlement de copropriété : vos droits et vos devoirs.

Pour information, les documents de la copropriété sont accessibles en ligne, notamment à tous les copropriétaires et à tous les membres du Conseil syndical. Il s’agit ici des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriétés gérés.
Il appartient au syndic de copropriété de s’assurer de la sécurité de l’accès en ligne et de veiller à ce que ces documents soient téléchargeables et imprimables. Par ailleurs, si le syndic ne transmet pas les documents au delà d'un mois au copropriétaire qui en fait la demande ; 15€ par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Dans le cadre de la gestion administrative, la mission du Syndic consiste à établir et tenir à jour la liste des copropriétaires et de leurs lots respectifs. En outre, il assure la gestion administrative et technique des sinistres et procédures affectant les parties communes.

Le rôle du syndic de copropriété est multiple

• Il se charge également de la conservation des archives de la copropriété, une tâche qu’il peut toutefois déléguer sous certaines conditions
• Il s’occupe de l’immatriculation de la copropriété sur un registre, ainsi que de la réalisation et de la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété et du carnet d’entretien de l’immeuble
•  Il veille au respect des décisions de l’Assemblée Générale,
•  Il veille à l'entretien des parties communes et au bon fonctionnement des équipements communs de l'immeuble
•  Il gère le personnel salarié du syndicat (gardien, employé d'immeuble...) ou coordonne les interventions des prestataires
• Il établit les programmes de travaux qu'il soumet au vote de l'Assemblée Générale des copropriétaires
• Il négocie, conclut et suit les contrats souscrits pour le compte du syndicat
• Il se charge également de la signature de tous les contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété (contrats de fourniture d'eau, d'électricité et de gaz, contrats d'entretien des équipements communs, contrats d’entretien des parties communes…)
• Il assure l’administration de l’immeuble, son entretien et sa conservation, et si besoin, s’assure de faire exécuter les travaux nécessaires…

Le rôle de conciliateur du syndic de copropriété

Outre ces différentes missions, le syndic de copropriété doit s’assurer que tous les occupants, qu’ils soient locataires ou propriétaires, respectent le règlement de copropriété. Il joue à ce titre un rôle de conseiller et parfois même de conciliateur, notamment en cas de litiges.

Le syndic de copropriété : un organe obligatoire ?

Le syndic de copropriété est un acteur majeur au sein de la copropriété. Il s’agit d’une obligation légale dans tous les immeubles gérés sous le régime de la copropriété. Tout comme son activité, sa nomination est régie par la loi du 10 juillet 1965 qui encadre les règles du régime de la copropriété. Toutefois, il existe certains cas où la copropriété peut se retrouver dénuée de Syndic  :

• Dans le cas où son mandat n’a pas été renouvelé à temps,
• Si les copropriétaires ont révoqué le Syndic sans en choisir un nouveau au cours de l’assemblée générale;
• Lorsque le Syndic ne peut plus exercer ses fonctions en cas exceptionnel de décès, maladie, d’accident grave etc. ;

Être dépourvu d’un Syndic de copropriété peut être risqué lorsque les copropriétaires constatent une anomalie pouvant constituer un litige. En effet, ces derniers ne pourront pas agir en justice dans la mesure où il n’y a personne à attaquer. Face à cette situation, le syndicat des copropriétaires doit rapidement convoquer une assemblée générale afin d’élire un nouveau Syndic. La loi Macron de 2015 permet à n’importe quel intéressé ou propriétaire d’exiger la désignation d’un Syndic de copropriété. En effet ce texte de loi dispose que « l’assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de désigner un syndic ».

Quelles sont les obligations et responsabilités du Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété est tenu d’informer les propriétaires et locataires de l’immeuble, c’est-à-dire tous les occupants de celui-ci, des décisions prises en Assemblée Générale. Sachez que le Syndic doit convoquer une Assemblée Générale au moins une fois par an. Il en assure généralement le secrétariat, puis en diffuse le procès-verbal auprès des copropriétaires. En d’autres termes, lors de cette Assemblée Générale annuelle, c’est le syndic de copropriété qui établit l’ordre du jour avec le Conseil Syndical, qui rédige le compte rendu de la réunion et qui envoie le procès-verbal aux copropriétaires.

Pour pouvoir exercer sa mission, le syndic professionnel doit :

• Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle
• Avoir une carte professionnelle portant la mention “syndic de copropriété” délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI)
• Disposer d’une garantie financière suffisante pour assurer le recouvrement des fonds de tous les syndicats gérés
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du Syndicat de propriétaires, où seront versées toutes les sommes reçues au nom et pour le compte de ce dernier

Syndicat de copropriétaires et Syndic de copropriété : comment les différencier ?

Le syndicat de copropriétaires est une personne morale qui regroupe l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. Doté d’une personnalité juridique, il a la possibilité d’intenter une action en justice contre un tiers ou un propriétaire pour le compte de la copropriété. Par ailleurs, sa responsabilité peut être engagée devant le tribunal de grande instance en raison de son statut, contrairement au Conseil Syndical. Sachez que le syndicat de copropriétaires est responsable de l’entretien des locaux et des dommages éventuellement dus à un vice de construction.
Le Syndic de copropriété, quant à lui, est le représentant légal du syndicat de copropriétaires, comme susmentionné. Sa responsabilité est engagée en cas de faute de gestion, qu’il soit professionnel ou non professionnel. C’est pour cela qu’il est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile, bien qu’il ne soit pas soumis à une obligation d’assurance.

Sa responsabilité peut être engagée à l’égard d’un copropriétaire ou du Syndicat des copropriétaires dans certaines circonstances : prise de décision unilatérale, c’est-à-dire sans l’accord de l’Assemblée Générale, inexécution des travaux nécessaires, etc.

Que faire en cas de carence du Syndic de copropriété ?

Si un syndic de copropriété ne remplit pas ses obligations légales, on parle alors de « carence de Syndic ». Il s’agit généralement de travaux non réalisés votés préalablement en assemblée générale, ou bien de l’assemblée générale annuelle qui n’est pas convoquée. Dans ce cas, vous pouvez solliciter le conseil syndical, composé de copropriétaires élus pour représenter le syndicat des copropriétaires auprès du syndic.
Le président du conseil syndical contactera alors le syndic par courrier recommandé pour lui ordonner le respect de son obligation. Sans réponse de sa part dans les huit jours après la réception de la lettre ou bien s’il refuse de convoquer l’assemblée générale, le président du conseil syndical pourra convoquer celle-ci.
Notons que dans le cas d’un motif légitime et sérieux, lors d’une faute de gestion par exemple, vous n’êtes pas tenu d’attendre l’expiration du mandat de syndic. En effet, dans cette situation il vous est possible de procéder à la révocation du syndic en assemblée générale à la majorité absolue des copropriétaires.

Lisez également : La vie en copropriété 

La mise en concurrence du syndic de copropriété : comment ça marche ? 

Désignation du syndic 

Comme vous le savez, la loi Macron permet à n’importe quel propriétaire d’exiger la désignation d’un syndic de copropriété. Pour choisir un syndic de copropriété, vous devez établir une liste de candidats potentiels et étudier leurs propositions. Par ailleurs, vous avez le choix entre :  

• Un syndic professionnel
• Un syndic bénévole
• Un syndic coopératif

Par ailleurs, il est bon de savoir que le syndic bénévole ou coopératif se contente dans la plupart des cas : 

• remboursement de ses frais réels et justifiés,
• et de la prise en charge de la prime d’assurance responsabilité civile.

Son coût est donc moindre ! À l’écoute des copropriétaires, un syndic coopératif ou bénévole peut néanmoins montrer quelques lacunes juridiques, comptables ou financières.

La mise en concurrence d’un syndic de copropriété permet de comparer chaque prestation fournie et les projets de contrats. Elle doit être réalisée par le conseil syndical avant la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Vous l'aurez donc compris ; cette démarche ne s’improvise pas ! La mise en concurrence doit être effectuée jusqu’à 1 an et demi avant le changement de syndic.

Cependant, Il sera possible de sauter cette étape de mise en concurrence si : 

• la copropriété ne possède pas de conseil syndical,
• l'assemblée générale de l'année précédente vote à la majorité absolue de ne pas mettre en concurrence les propositions de syndic. 

La grille tarifaire obligatoire pour les syndics professionnels

Depuis le 22 janvier 2022, les syndics professionnels sont tenus de fournir aux copropriétaires une fiche d'information standardisée sur les tarifs et services qu'ils proposent. Cette grille tarifaire doit contenir des informations telles que : 

• les détails du contrat du syndic,
• des informations sur la copropriété,
• la durée du contrat,
• les heures de travail et les disponibilités,
• les informations sur les tarifs pour les prestations particulières ; ces dernières devront préciser si elles sont facturées au temps passé ou à un tarif forfaitaire.