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Syndic de copropriété : fonctionnement, rôle et obligations

personnes en réunion

Depuis la sélection des prestataires pour les travaux jusqu’à la perception des charges, en passant par la signature de tous les contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété, le Syndic de copropriété joue de multiples rôles. Mais qu’est-ce qu’un Syndic de copropriété ? Comment fonctionne le Syndic de copropriété ? Quel est son rôle ? Quelles sont ses obligations et responsabilités ? Nexity répond à toutes ces questions !

Qu’est-ce qu’un Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété est le mandataire du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des propriétaires de l’immeuble. Choisi parmi les copropriétaires, il peut être un professionnel ou un non-professionnel.

Sachez en effet qu’il existe 2 types de Syndics de copropriété, ayant les mêmes missions, notamment les Syndics non professionnels et professionnels.

Le fonctionnement du Syndic de propriété

Le Syndic de copropriété est désigné lors de l’assemblée générale des copropriétaires, pour un mandat de 3 ans maximum renouvelable.
Dans le cas où il (ou son entourage) a contribué à la construction de l’immeuble, en tant que promoteur ou architecte, son mandat doit être de 1 an maximum. Cette durée peut être renouvelée par un vote en Assemblée Générale, à la majorité absolue.
Pour information, mettre fin au mandat en cours du Syndic de copropriété est possible, dans certaines conditions. Ce mandat prend la forme d’un contrat-type qui, notons-le, fixe les conditions d’exécution de la mission du Syndic, les conditions de sa rémunération et la durée de son mandat.
Une fois élu, le Syndic agit en lieu et place de la copropriété. Comme susmentionné, il intervient en qualité de mandataire, c'est-à-dire qu'il la représente dans tous les actes de sa vie civile et en justice.
Son activité est régie par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières et la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.
Bon à savoir
Le Syndic de votre immeuble a pour obligation de rendre compte de sa gestion au minimum une fois par an, au moment de l’assemblée générale des copropriétaires. À cette occasion, le Conseil Syndical et l'ensemble des copropriétaires doivent se prononcer pour ou contre l’approbation des comptes.

Quel est le rôle du Syndic de copropriété ?

En tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, le Syndic de copropriété a pour principales missions de gérer les finances et l’administration de la copropriété.
Dans le cadre de la gestion financière :
  • Il tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires,
  • Il règle les fournisseurs,
  • Il élabore et soumet au vote des copropriétaires les budgets,
  • Il appelle les fonds et recouvre les charges,
  • Il se charge de l’établissement du budget prévisionnel pour chaque exercice.
Bon à savoir
Le Syndic de copropriété est tenu de rendre compte de sa gestion financière chaque année, lors de l'assemblée générale de copropriétaires.
Par ailleurs, le Conseil Syndical peut lui demander à tout moment de présenter les documents comptables à sa disposition.
Pour information, les documents de la copropriété sont accessibles en ligne, notamment à tous les copropriétaires et à tous les membres du Conseil Syndical. Il s’agit ici des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriétés gérés.
Il appartient au Syndic de copropriété de s’assurer de la sécurité de l’accès en ligne et de veiller à ce que ces documents soient téléchargeables et imprimables.
Dans le cadre de la gestion administrative, la mission du Syndic consiste à établir et tenir à jour la liste des copropriétaires et de leurs lots respectifs.
En outre, il assure la gestion administrative et technique des sinistres et procédures affectant les parties communes.
Le rôle du Syndic de copropriété est multiple :
  • Il se charge également de la conservation des archives de la copropriété, une tâche qu’il peut toutefois déléguer sous certaines conditions
  • Il s’occupe de l’immatriculation de la copropriété sur un registre, ainsi que de la réalisation et de la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété et du carnet d’entretien de l’immeuble
  • Il veille au respect des décisions de l’Assemblée Générale,
  • Il veille à l'entretien des parties communes et au bon fonctionnement des équipements communs de l'immeuble
  • Il gère le personnel salarié du syndicat (gardien, employé d'immeuble...) ou coordonne les interventions des prestataires
  • Il établit les programmes de travaux qu'il soumet au vote de l'Assemblée Générale des copropriétaires
  • Il négocie, conclut et suit les contrats souscrits pour le compte du syndicat
  • Il se charge également de la signature de tous les contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété (contrats de fourniture d'eau, d'électricité et de gaz, contrats d'entretien des équipements communs, contrats d’entretien des parties communes…)
  • Il assure l’administration de l’immeuble, son entretien et sa conservation, et si besoin, s’assure de faire exécuter les travaux nécessaires…
Bref, le Syndic de copropriété concourt au bon fonctionnement de l'immeuble. La loi définit précisément ses missions et obligations.
Bon à savoir
Le Syndic n’a pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale de copropriété pour les travaux d’entretien courant. En revanche, l’autorisation de celle-ci doit être requise au préalable pour les travaux les plus importants.

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Le rôle de conciliateur du Syndic de copropriété

Outre ces différentes missions, le Syndic de copropriété doit s’assurer que tous les occupants, qu’ils soient locataires ou propriétaires, respectent le règlement de copropriété. Il joue à ce titre un rôle de conseiller et parfois même de conciliateur, notamment en cas de litiges.

Quelles sont les obligations et responsabilités du Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété est tenu d’informer les propriétaires et locataires de l’immeuble, c’est-à-dire tous les occupants de celui-ci, des décisions prises en Assemblée Générale.

Sachez que le Syndic doit convoquer une Assemblée Générale au moins une fois par an. Il en assure généralement le secrétariat, puis en diffuse le procès-verbal auprès des copropriétaires.

En d’autres termes, lors de cette Assemblée Générale annuelle, c’est lui qui établit l’ordre du jour avec le Conseil Syndical, qui rédige le compte rendu de la réunion et qui envoie le procès-verbal aux copropriétaires.

Bon à savoir
Pour pouvoir exercer sa mission, le Syndic professionnel doit :
  • Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle
  • Avoir une carte professionnelle portant la mention “syndic de copropriété” délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI)
  • Disposer d’une garantie financière suffisante pour assurer le recouvrement des fonds de tous les syndicats gérés

Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du Syndicat de propriétaires, où seront versées toutes les sommes reçues au nom et pour le compte de ce dernier

Syndicat de copropriétaires et Syndic de copropriété : comment les différencier ?

Le Syndicat de copropriétaires est une personne morale qui regroupe l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble.
Doté d’une personnalité juridique, il a la possibilité d’intenter une action en justice contre un tiers ou un propriétaire pour le compte de la copropriété.
Par ailleurs, sa responsabilité peut être engagée devant le tribunal de grande instance en raison de son statut, contrairement au Conseil Syndical. Sachez que le Syndicat de copropriétaires est responsable de l’entretien des locaux et des dommages éventuellement dus à un vice de construction.
Le Syndic de copropriété, quant à lui, est le représentant légal du Syndicat de copropriétaires, comme susmentionné. Sa responsabilité est engagée en cas de faute de gestion, qu’il soit professionnel ou non professionnel. C’est pour cela qu’il est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile, bien qu’il ne soit pas soumis à une obligation d’assurance.
Bon à savoir

C’est la responsabilité du Syndicat des copropriétaires qui est engagée si le Syndic de copropriété cause un préjudice à autrui dans l’exercice de son mandat

Sa responsabilité peut être engagée à l’égard d’un copropriétaire ou du Syndicat des copropriétaires dans certaines circonstances : prise de décision unilatérale, c’est-à-dire sans l’accord de l’Assemblée Générale, inexécution des travaux nécessaires, etc.

En résumé

Qu’est-ce qu’un Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat des copropriétaires, regroupant l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. Il fait partie des copropriétaires et peut être un professionnel ou un non-professionnel. Son activité est régie par la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété et la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières.

Comment fonctionne le Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété est désigné lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Son mandat est de 3 ans maximum, sauf s’il a participé à la construction de l’immeuble en tant qu’architecte ou promoteur. Dans ce cas, son mandat est de 1 an maximum. Cela peut toutefois être renouvelé par un vote en Assemblée Générale, à la majorité absolue.

Quel est le rôle du Syndic de copropriété ?

Le rôle du Syndic de copropriété est multiple. Hormis la gestion des finances et de l’administration de la copropriété, peut être amené à jouer le rôle de conseiller et de conciliateur en cas de litiges.

Quelles sont les obligations et responsabilités du Syndic de copropriété ?

Le Syndic de copropriété a plusieurs obligations :
  • Informer les occupants de l’immeuble des décisions prises en Assemblée Générale,
  • Convoquer une Assemblée Générale au moins une fois par an, etc.
Concernant sa responsabilité, elle est engagée en cas de faute de gestion, qu’il soit professionnel ou non professionnel.
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