Les charges locatives : savez-vous ce que vous payez ?

Les charges locatives, c’est quoi ?

Les charges locatives, appelées aussi charges récupérables, constituent des dépenses normalement supportées par le propriétaire, mais que ce dernier peut répercuter sur son locataire. En effet, le bailleur est amené à payer des frais liés, par exemple, à l’entretien des espaces verts ou de l’ascenseur, alors que c’est le locataire qui en a l’usage. C’est pourquoi la loi l’autorise à les récupérer. La liste exhaustive de ces charges locatives récupérables est fixée par la loi. Elles se répartissent en trois catégories de dépenses, liées à l’usage et à l’entretien de l’immeuble :

• Les services proposés liés à l’usage du logement, comme l’eau et le chauffage collectif ;
• Les dépenses d’entretien et de réparation des parties communes, lorsque le bien immobilier est en copropriété ;
• Les taxes liées à certains services dont bénéficient les occupants du logement, comme l’enlèvement des ordures ménagères, le balayage ou l’assainissement des eaux.

Il est également possible pour le bailleur de récupérer auprès du locataire :

• le salaire du gardien de l’immeuble, ayant ou non à disposition un logement de fonction ;
• les dépenses liées à l’acquisition des produits d’entretien pour les communs ;
• les frais relatifs à l’exploitation de places de parking.

Lors de la rédaction du bail de location, le propriétaire doit inscrire le montant du loyer "Hors charges" et indiquer, à part, le montant prévisionnel des charges locatives qui seront imputées au locataire.

Comment les charges locatives sont-elles calculées et imputées au locataire ?

Il faut distinguer trois types de situations :

• Le logement est situé dans un immeuble en copropriété : c’est l’hypothèse la plus fréquente. Dans ce cas, les dépenses d’entretien des parties communes sont réparties entre tous les propriétaires, en fonction de leurs tantièmes. Ces derniers répercutent ensuite ces charges locatives sur leur locataire, selon la quote-part de chaque logement ;
• L’immeuble appartient à un seul propriétaire : la répartition des charges locatives n’est pas soumise aux mêmes règles que dans le cadre d’une copropriété. En effet, il n’existe pas de syndic et c’est le bailleur qui gère l’entretien de l’immeuble. Il peut donc choisir librement de ventiler les charges locatives entre les différents occupants. Cependant, il est tenu d’être équitable dans la répartition et de ne pas faire évoluer celle-ci d’une année sur l’autre. En pratique, les charges sont le plus souvent récupérées sur le locataire en fonction de la surface habitable de son logement ;
• Le logement est une maison individuelle : logiquement, il n’existe pas de parties communes et les seules charges locatives que peut récupérer le propriétaire sont celles liées à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et autres services.

Comment les charges locatives sont-elles payées en location vide ou meublée ?

Le paiement des charges locatives s’effectue différemment si vous êtes locataire d’un logement vide ou meublé, mais également si vous l’occupez en colocation ou en vertu d’un bail mobilité.

La location vide : une provision des charges locatives au réel

Lorsque le logement est donné en location vide, le paiement des charges se fait par provision. La périodicité des paiements (mensuel le plus souvent) est prévue dans le contrat de bail. On parle dans cette hypothèse de "charges au réel", car elles feront l’objet d’une régularisation une fois par an, avec restitution du trop-perçu ou demande de complément. Elles seront donc acquittées pour leur montant réel par le locataire, et calculées sur la base de justificatifs.

Pour estimer le montant des provisions de charges locatives, le propriétaire se base sur le budget prévisionnel établi par le syndic lorsque le logement fait partie d’une copropriété. Sinon, il se réfère aux montants calculés lors de la dernière régularisation de charges locatives de son immeuble en monopropriété, ainsi qu’au montant des taxes de l’année précédente pour une maison individuelle. Il n’a plus ensuite qu’à diviser par 12 pour obtenir le montant mensuel qu’il peut récupérer auprès du locataire.

Locataire en meublé : le paiement des charges locatives au forfait ou au réel

Vous bénéficiez d’une location meublée ? Votre propriétaire a alors le choix entre un calcul de charges au réel ou au forfait. Deux hypothèses :

• le bail a été conclu avant le 27 mars 2014 : le versement des charges locatives se fait au réel par provisions, suivi d’une régularisation tous les 12 mois ;
• le bail a été ratifié après cette date : le contrat peut prévoir que les charges locatives soient récupérées en provision ou qu’elles fassent l’objet d’un forfait.

Le montant du forfait de charges locatives doit être expressément indiqué sur le bail de location. Il peut être révisé chaque année, dans les mêmes conditions que pour le loyer, c’est-à-dire sur la base de l’indice de référence des loyers (IRL). Le montant réclamé par le bailleur doit se justifier et correspondre aux services rendus ou être en adéquation avec la somme facturée au précédent locataire.

Le forfait de charges locatives est versé chaque mois, en même temps que le loyer, à moins que le bail ne prévoit une autre périodicité.

Le régime des charges locatives en cas de colocation

Par exception, si vous êtes colocataire, votre bailleur peut choisir entre le paiement des charges au forfait ou au réel, même si votre logement est loué vide. Dans le premier cas, une régularisation de charges devra être effectuée tous les 12 mois, dans l’autre, non.

Le paiement des charges locatives en bail mobilité

Dans le cadre d’un bail mobilité, les charges sont toujours récupérées selon un forfait, payé en même temps que le loyer en fonction de la périodicité prévue au bail. Conclu pour une durée comprise entre 1 et 10 mois, ce type de bail est en effet peu adapté au système de la régularisation annuelle. Le montant des charges imputées forfaitairement doit d’ailleurs être proportionné à la durée courte d’occupation du logement. 

Quel est le délai pour la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges n’est possible que lorsque celles-ci font l’objet d’un provisionnement et elle intervient une fois par an.

Le principe : si le locataire a versé plus de provisions que les dépenses réellement engagées, alors il pourra récupérer le trop-perçu. À l’inverse, si les charges étaient sous-estimées, le propriétaire peut lui demander un complément. Pour réaliser ce calcul, le propriétaire est tenu de comparer le total des charges locatives déjà versées par le locataire avec les dépenses qu’il a effectivement engagées pendant l’année pour l’entretien et l’usage de l’immeuble.

> Bon à savoir : la date de régularisation des charges locatives, prévue dans le bail, n’est pas forcément celle de la date anniversaire du bail. Par exemple, pour les logements en copropriété, elle ne pourra être effectuée qu’une fois les comptes annuels arrêtés.

Un mois avant la régularisation des charges, le propriétaire doit transmettre au locataire un décompte des charges locatives précisant :

• La nature des charges (dépenses d’entretien, taxes pour services, ascenseur…) ;
• Si l’immeuble est collectif, le mode de répartition des charges entre chacun des locataires ;
• Le mode de calcul des dépenses relatives à la production d’eau chaude et au chauffage.

La transmission de ce décompte de charges locatives peut s’effectuer par voie postale, ou si vous le demandez, par voie dématérialisée. S’ouvre alors une période de 6 mois pendant laquelle vous avez la possibilité de demander des pièces justificatives à votre propriétaire, pour vérifier le bien-fondé de la régularisation. Il peut s’agir de factures, des comptes de la copropriété, etc. La loi n’a toutefois pas prévu de mode de communication de ces documents, le propriétaire étant seulement tenu de les mettre à votre disposition.

> À noter : si votre propriétaire ne vous a pas demandé de régulariser le montant des charges dans l’année qui suit leur exigibilité, vous pouvez lui demander un étalement du paiement sur les 12 prochains mois. Au bout de 3 ans, il y a même prescription. Dans cette hypothèse, le bailleur ne peut plus vous demander la régularisation des charges.

Comment sont régularisées les charges locatives au moment de la fin du bail ?

Souvent, les locataires quittent leur logement en cours d’année, avant que la régularisation des charges locatives ne soit intervenue.

Dans cette situation, il peut conserver temporairement une partie du dépôt de garantie versé lors de l’arrivée dans les lieux. Cependant, la somme ne peut pas excéder 20 % du montant du dépôt de garantie. Une fois la régularisation effectuée, le bailleur doit vous restituer le reliquat du dépôt de garantie accompagné du décompte précis des charges locatives.